¿Pierdes tiempo en tu trabajo? Te damos las claves para organizarte

Muchas personas cuando trabajan pierden tiempo valioso por diversos motivos, uno de ellos es distraerse con los distintos estímulos del entorno, descubre cómo organizarte para evitar esta situación.

Por redacción MiamiDiario

La palabra claves es procrastinación, muchas personas desconocen el significado de este término, pero es justamente lo que -usualmente- se hace en los trabajos. Procrastinar según abc.es «es posponer o aplazar tareas, deberes y responsabilidades por otras actividades que nos resultan más gratificantes pero menos relevantes».

Pero la pregunta real es ¿Qué nos motiva realmente a perder el tiempo y a ser poco eficiente?

Los expertos como José Miguel Sánchez, speaker motivacional, coach de directivos y autor de los libros «La experiencia de resetearse» y «Poderoso como un niño», indican que esta situación se origina debido a que estamos rodeados de múltiples estímulos que llaman nuestra atención y de cierta forma nos convierte en sus «esclavos», destacó abc.es.

Según Sánchez los seres humanos aprendimos -de forma equivocada- que debemos prestar atención a todos esos estímulos, lo cual implica que sea difícil decidir cuándo vamos a atender a cada uno de ellos, por ello la consecuencia es que resulta difícil concentrarnos en nuestra actividad real y nos convertimos en personas «ineficientes».

Conoce los indicios
Manifiesta el speaker motivacional, que en el momento que empezamos a sentirnos frustrados o molestos con nosotros mismos o estamos triste, es cuando se debe proceder a realizar un cambio, debido a que «lo que estás haciendo no está funcionando. Estas emociones son provocadas precisamente por la sensación de no llegar, de no tener tiempo para acabar aquello que empezamos y, en definitiva, son las que están detrás de lo que nos lleva a procrastinar, a dejar las cosas para mañana».

¿Cómo me organizo?

Para el especialista la persona debe conectarse con la calma y la serenidad necesarias para afrontar una tarea, al hacerlo se incrementa la productividad.

Sánchez destaca que «cuanto más difícil es una tarea, mayor necesidad hay de poner el foco en ella». Por ello dio una serie de herramientas que ayudan a mejorar las tareas y el tiempo al momento de laborar. Asevera que a él le han funcionado.

Las técnicas de gestión del tiempo son:

Dedico 10 minutos antes de comenzar la jornada o al final de la anterior a planificar el día, por escrito y con visión global.
Programo mis actividades diarias en función de los objetivos semanales, mensuales o incluso anuales.
Elaboro este programa en torno a temas esenciales, lo importante antes que lo urgente, salvo en raras excepciones.
Hago caso a mis biorritmos, es decir, en los momentos del día que mejor estoy, hago esas tareas que menos me gustan y cuando mi rendimiento tiende a bajar, me dedico a la que me gusta.
Planteo un par de objetivos alcanzables cada día, alineados con los objetivos globales.
Divido las tareas en intervalos de entre 30 a 50 minutos según la complejidad de las mismas. Entre cada intervalo descanso entre 5 y 10 minutos.
Evito las interrupciones. Si estoy con temas importantes, todavía más. Para ello, asigno momentos específicos para el correo electrónico, teléfono o whatsapp para evitar verlos a todas horas. Un ejemplo puede ser ver el mail o el celular en bloques de 2 a 3 veces al día.
Digo «no» a todo aquello que ahora no es más prioritario que lo que estoy haciendo.
Agrupo los temas relacionados entre sí para conseguir mayor eficiencia en los temas importantes.
Establezco tiempos límites por tareas y salvo para fechas de entrega en el día, si no he terminado la tarea en ese tiempo establecido, paso a la siguiente.
Tengo un plan de contingencia para aquellos imprevistos que seguramente ocurrirá.

José Miguel Sánchez finaliza comentando que es fundamental que «No tratemos de hacer varias tareas a la vez. Nuestro cerebro no funciona así».

Siguiendo estas recomendaciones se dará cuenta cómo deja de perder el tiempo en el trabajo.